Korekta listy płac i dokumentacji ZUS za pracownika, który dostarczył zwolnienie lekarskie po ustaniu zatrudnienia

W tej sytuacji pracodawca powinien skorygować listy płac i dokumentację ZUS za listopad 2010 r. Powinien też zwrócić byłemu pracownikowi różnicę powstałą wskutek nadpłaty składek na ubezpieczenia społeczne a zaliczkę na podatek wykazać w PIT-11 w roku, w którym dokonano korekty.

Korekta list płac i dokumentacji ZUS

Przedłożenie po terminie zaświadczenia ZLA w zaprezentowanych okolicznościach wiąże się:

• z koniecznością skorygowania listy płac i ZUS-owskiej dokumentacji rozliczeniowej za listopad 2010 r. (w korygowanym raporcie ZUS RSA należy wykazać okres niezdolności do pracy w terminie od 29 do 30 listopada, w raporcie ZUS RCA należy zaś wykazać podstawy składek i składki po uwzględnieniu w rozliczeniu zwolnienia lekarskiego),
• z obowiązkiem zwrócenia byłemu pracownikowi nadpłaconych składek na ubezpieczenie społeczne (wynika to z tego, iż pracodawca naliczył pierwszorazowo w listopadzie składki od całości wynagrodzenia stałego i ekwiwalentu za niewykorzystany wypoczynkowy).

Biorąc pod uwagę dane podane w pytaniu, naliczenia listy płac przed i po korekcie powinny wyglądać jak w tabeli:

Jak wynika z przedstawionych obliczeń, powstała nadpłata składek na ubezpieczenie społeczne w wysokości 20,17 zł (626,76 zł – 606,59 zł), którą należy zwrócić byłemu pracownikowi po wcześniejszym pomniejszeniu tej sumy o niedopłaconą w listopadzie składkę zdrowotną (356,85 zł – 355,04 zł = 1,81 zł) i zaliczkę na podatek dochodowy, jako że zwrócone pracownikowi składki społeczne podlegają opodatkowaniu – pracownik z tytułu nadpłaconych składek powinien otrzymać kwotę 16,36 zł, co wynika z następujących wyliczeń: 20,17 zł – 1,81 zł  - 2 zł zaliczki na podatek.

Przychód powstaje w roku sporządzenia korekty

Mimo iż zaliczka na podatek obliczona na liście płac przed korektą jest niższa od zaliczki obliczonej po korekcie, to brak jest przesłanek do uznania, iż zaliczka podatkowa pierwszorazowo została ustalona nieprawidłowo. Zakład pracy uwzględnił bowiem przy jej obliczaniu faktycznie pobrane składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Kiedy pracownik otrzyma zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne, o którym mowa powyżej, nastąpi wyrównanie zaniżonej zaliczki na podatek. Bowiem w wyniku zwrotu pobranych nienależnie składek na ubezpieczenia społeczne u pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy, od którego pracodawca potrąci zaliczkę podatkową w wysokości 2 zł.

Były pracownik do końca lutego roku następującego po roku, w którym faktycznie otrzymał zwrot składek na ubezpieczenie społeczne, powinien otrzymać od firmy PIT-11 z wykazanymi danymi dotyczącymi wypłaconych świadczeń, od których pobrano zaliczkę podatkową.

Zakładając, że w analizowanym przypadku zwrot nadpłaconych składek nastąpi w 2011 r., PIT-11 za 2010 r. powinien uwzględniać wartości sprzed korekty listy za 11/2010. Warto tu przytoczyć treść interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21 stycznia 2010 r., nr IPPB2/415-669/09-2/AS, w której czytamy:

„ (…) W przypadku zwrotu składek za lata ubiegłe nie ma podstaw prawnych do zastosowania innych rozwiązań podatkowych, takich jak, obniżenie pobieranych na bieżąco składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe czy korekty informacji o dochodach uzyskanych przez pracownika na stosownym druku PIT-11 sporządzonej przez pracodawcę za lata poprzednie, gdyż informacja ta wystawiana za rok, ma odzwierciedlać stan faktyczny, a więc wysokości pobranych przez płatnika składek, a nie wysokości składek należnych.

Natomiast w informacji o dochodach PIT-11 sporządzonej za rok, w którym dokonano zwrotu nadpłaconych składek, pracodawca wykazuje całość pobranych z dochodu pracownika składek, a kwotę zwróconych składek wykazuje łącznie z innymi przychodami pracownika. (…)".