Wysłanie pracownikowi PIT-11 drogą e-mailową

Praktyka, jak i orzecznictwo sądowe, a ostatnio także interpretacje Ministra Finansów dopuszczają taką możliwość, wskazując jednak na trudności dowodowe. Obecnie można więc jedynie uznać za użyteczny taki system elektronicznych PIT-ów, który pozwala jedynie pobrać pracownikowi dokumenty z serwera pracodawcy. Pamiętać trzeba jednak, że ochronę w razie zmiany stanowiska tych organów daje tylko urzędowa interpretacja przepisów.

Pracodawca musi udowodnić, że dostarczył pracownikowi PIT

Zgodnie z art. 6 ust.1 ustawy o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Otrzymana przez podatnika informacja, opatrzona takim podpisem, powinna więc być dla podatnika wiarygodna w stopniu umożliwiającym osiągnięcie celu, któremu służy PIT-11, a więc uzyskaniu informacji o osiągniętych w danym roku dochodach i dokonanych przez płatnika potrąceniach. Co istotne, podatnik będzie mógł udowodnić pochodzenie tak podpisanej informacji od płatnika.

Jednak sam płatnik podatku, a w naszym przypadku pracodawca, nie będzie mógł wykazać, że przekazał podatnikowi elektroniczny PIT-11, ani że dokonał tego w terminie, gdyż wysyłka e-mailem nie daje potwierdzenia otrzymania przez pracownika wiadomości z załączonym dokumentem. Pracodawca powinien więc, do celów dowodowych, uzyskać potwierdzenie odbioru takiego PIT-u, czy to w formie elektronicznej, podpisanej kwalifikowanym podpisem, czy tradycyjnej. Lepiej więc udostępniać pliki z PIT-ami pracownikom z własnego serwera, stosując przy tym informatyczne mechanizmy potwierdzenia ich pobrania.

Najlepiej spytać ministra

Niezależnie od powyższego trzeba pamiętać, że organy podatkowe początkowo raczej nie uznawały możliwości przekazywania elektronicznych PIT-ów podatnikom (zob. np. stanowisko Ministra Finansów wyrażone w interpretacji  z 17 marca 2010 r. nr  ILPB1/415-6/09-2/IM ), a możliwość korzystania z takiej formy wynika z  orzecznictwa sadowego (por. wyrok WSA w Poznaniu z 22 października 2010 r. sygn. akt ISA/Po 486/10). Wybór formy elektronicznej wiąże się więc z ryzykiem zakwestionowania tych działań, tym bardziej potrzebne jest więc posiadania potwierdzenia odbioru PIT-11 przez podatnika. Dlatego w przypadku, gdy pracodawca decyduje się wysyłać Pit-11 mailem niezbędne wydaje się wystąpienie o indywidualną interpretację Ministra Finansów. Trzeba bowiem pamiętać, że linia orzecznicza może się zmienić, szczególnie w takim nieuguntowanym jeszcze stadium, a ochronę płatnikowi daje tylko uzyskana przez niego urzędowa interpretacja.

Ministerstwo zmieniło zdanie

Mimo wspomnianych wyżej zastrzeżeń wydaje się, że obecne stanowisko resortu finansów jest korzystne dla płatników - w interpretacjach bowiem MF godzi się na doręczanie PIT-11 w sposób elektroniczny. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa, PIT przekazać można za pośrednictwem poczty elektronicznej, co wydaje się  najprostszą metodą, przy czym jednak przekazywana informacja powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. (podobne stanowisko wyraził Minister Finansów w interpretacji  z 21 października 2011 r. nr IPPB4/415-653/11-2/MP).

Możliwe jest jednak również skorzystanie z bardziej skomplikowanych narzędzi informatycznych. Dopuszczalne będzie więc wygenerowanie  informacji podatkowych PIT-11 w wersji PDF i zamieszczenie ich na zabezpieczonej platformie internetowej, do której indywidualny login i hasło dostępu zostanie przesłane na email pracownika, gdzie potwierdzeniem doręczenia będzie wygenerowany przez system raport z logowania podatników do platformy z zamieszczonymi informacjami PIT-11 (takie stanowisko zajął  Minister Finansów w interpretacji  z 7 lipca  2011 r. nr IBPBII/1/415-388/11/MK). Na uwagę zasługuje fakt, że w tejże interpretacji Minister za niewystarczające potwierdzenie doręczenia informacji PIT-11 uznał listę, wygenerowaną z agenta pocztowego, adresów email pracowników na które wysłano PIT-y.

Na wysyłkę PIT nie jest potrzebna zgoda pracownika

Co do zgody pracownika – na przesłanie PIT-11 nie ma potrzeby jej uzyskiwania zarówno na adres e-mail, jak i adres zamieszkania. Obowiązek doręczenia tego dokumentu wynika bowiem wprost z przepisów ustawy podatkowej.