Wprowadzenie poszczególnych narzędzi motywacyjnych musi mieć charakter systemowy. Wdrożenie systemu motywacyjnego nie jest czynnością jednorazową. System motywacyjny powinien być sformalizowany np. w formie regulaminu systemu motywacyjnego, z którym każdy pracownik będzie mógł się zapoznać. Tylko jasno określone i akceptowane zasady będą spełniały swoją funkcję motywacyjną, tym samym odniosą pożądany efekt.