Pracodawca, który odwołał pracownika z urlopu, ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu ( art. 167 § 2 k.p.). Chodzi tu o koszty podróży, koszty zakwaterowania, jakie pracownik poniósł do końca planowanego urlopu, koszty wyżywienia, a także koszty imprez kulturalnych, rozrywkowych, turystycznych, w których pracownik miał zamiar wziąć udział. Koszty obejmują także dodatkowe wydatki poniesione przez pracownika w związku z wcześniejszym powrotem z urlopu jego rodziny. Pracodawca pokrywa koszty na wniosek pracownika, przy czym to na pracowniku ciąży obowiązek udowodnienia wysokości poniesionych kosztów, zatem do wniosku powinien dołączyć rachunki, faktury, bilety itp.

Urlop niewykorzystany w terminie ustalonym w planie urlopów powinien być udzielony pracownikowi najpóźniej do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 24.01.2006 r. (sygn. akt I PK 124/05), pracodawca ma prawo zmusić pracownika, aby wykorzystał zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września następnego roku kalendarzowego. Z orzeczenia tego wynika, że można wyznaczyć pracownikowi termin rozpoczęcia zaległego urlopu.

W myśl art. 1032 k.p. pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje przysługuje płatny urlop szkoleniowy, pod warunkiem że podnosi on kwalifikacje zawodowe z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Pracodawca udziela urlopu szkoleniowego w wymiarze 6 dni pracownikowi przystępującemu do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. W ostatnim roku studiów pracownik ma prawo do 21 dni płatnego urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Zgodnie z art. 1671 k.p. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać proporcjonalnego wymiaru urlopu przysługującego danemu pracownikowi. Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia zależy tylko od pracodawcy. Nie ma tu znaczenia, która ze stron stosunku pracy wypowiedziała umowę o pracę oraz długość okresu wypowiedzenia. Skierowanie pracownika na urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia jest również niezależne od planu urlopów czy wcześniej uzgodnionego z pracownikiem terminu urlopu wypoczynkowego na dany rok kalendarzowy.

W myśl art. 163 § 1 k.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się 4 dni, jakie można udzielić pracownikowi w ramach urlopu na żądanie. Plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników w sposób przewidziany u danego pracodawcy. Plan urlopów nie musi obejmować całego roku kalendarzowego, może dotyczyć kwartału czy miesiąca. Plan urlopów jest wiążący dla pracodawcy i pracownika, chyba że wspólnie ustalą inny termin wykorzystania urlopu. Pracownik ma prawo rozpocząć urlop ustalony planem urlopów, bez konieczności składania dodatkowego wniosku o ten urlop.

Zgodnie z art. 174 k.p. na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. W wypadku odwołania z urlopu bezpłatnego pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów związanych z tym odwołaniem czy wypłaty odszkodowania. Uwzględnienie wniosku o urlop bezpłatny zależy od swobodnego uznania pracodawcy. Pracodawca udziela urlopu bezpłatnego na okres wskazany przez pracownika we wniosku.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W ramach tych obowiązków w myśl § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym m.in. urlopy wypoczynkowe. Pracownik ma prawo do przeglądania karty ewidencji czasu pracy i sporządzania z niej odpisów.

Karta urlopów jest potwierdzeniem udzielenia urlopu wypoczynkowego pracownikowi. Zawiera ona takie informacje jak: dane osobowe pracownika, wymiar urlopu przysługujący w danym roku kalendarzowym, w tym liczba dni zaległego urlopu oraz informacje na temat wykorzystanego urlopu. Zgodnie z art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W ramach tych obowiązków w myśl § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym m.in. urlopy wypoczynkowe.

Pracownik, który zamierza skorzystać z urlopu wypoczynkowego, składa pracodawcy wniosek urlopowy. We wniosku urlopowym należy wskazać planowany termin urlopu. W myśl art. 163 § 1 pracodawca, ustalając plan urlopów, bierze pod uwagę wnioski urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w myśl art. 163 § 11, udziela urlopu na podstawie porozumienia z pracownikiem. W takiej sytuacji pracodawca również bierze pod uwagę wnioski urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Pracownik, który zamierza skorzystać z urlopu wypoczynkowego, składa pracodawcy wniosek urlopowy. We wniosku urlopowym należy wskazać planowany termin urlopu. W myśl art. 163 § 1 pracodawca, ustalając plan urlopów, bierze pod uwagę wnioski urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w myśl art. 163 § 11, udziela urlopu na podstawie porozumienia z pracownikiem. W takiej sytuacji pracodawca również bierze pod uwagę wnioski urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

W myśl art. 163 § 1 pracodawca, ustalając plan urlopów, bierze pod uwagę wnioski urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w myśl art. 163 § 11 , udziela urlopu na podstawie porozumienia z pracownikiem. W takiej sytuacji pracodawca również bierze pod uwagę wnioski urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wniosek urlopowy niepełnoetatowca lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy powinien określać planowany termin urlopu oraz liczbę godzin tego urlopu. Udzielając urlopu takim pracownikom, należy pamiętać o zasadzie nakazującej przeliczanie dni urlopu na godziny pracy, przy założeniu, że 1 dzień urlopu to 8 godzin pracy. Trzeba również pamiętać, że pracodawca może udzielić urlopu tylko w te dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, mogą to zatem być niedziele czy dni świąteczne.

W myśl art. 163 § 1 pracodawca, ustalając plan urlopów, bierze pod uwagę wnioski urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca, który nie ma obowiązku ustalania planu urlopów w myśl art. 163 § 11, udziela urlopu na podstawie porozumienia z pracownikiem. W takiej sytuacji pracodawca również bierze pod uwagę wnioski urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wniosek urlopowy niepełnoetatowca lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy powinien określać planowany termin urlopu oraz liczbę godzin tego urlopu. Udzielając urlopu takim pracownikom, należy pamiętać o zasadzie nakazującej przeliczanie dni urlopu na godziny pracy, przy założeniu, że 1 dzień urlopu to 8 godzin pracy. Trzeba również pamiętać, że pracodawca może udzielić urlopu tylko w te dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, mogą to zatem być niedziele czy dni świąteczne.

W myśl art. 164 § 1 przesunięcie terminu rozpoczęcia urlopu następuje na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. To od pracodawcy zależy, czy uzna wskazane przez pracownika przyczyny za istotne. Co do zasady, pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika, jeżeli nie stoi temu na przeszkodzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy firmy. Zgodnie z art. 165 pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy, w szczególności w wypadku czasowej niezdolności do pracy pracownika wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy, urlopu macierzyńskiego.

Zgodnie z art. 164 § 2 przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Chodzi o szczególne potrzeby, które nie były pracodawcy znane w chwili ustalania planu urlopów, ustalania porozumienia z pracownikiem. Zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, pracodawca udziela pracownikowi przesuniętego urlopu w terminie z nim uzgodnionym.

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu ( art. 167 §1 k.p.). Prawo do odwołania z urlopu jest wyjątkiem od ogólnej zasady nieprzerwanego wypoczynku w ramach urlopu. Odwołanie z urlopu może nastąpić jedynie w sytuacjach nadzwyczajnych, których pracodawca nie mógł przewidzieć w chwili, kiedy podwładny rozpoczynał urlop np. niezapowiedziana kontrola organów państwowych, nagła choroba pracownika, który miał zastępować podwładnego, korzystającego z urlopu. Odwołanie pracownika z urlopu jest poleceniem służbowym, do którego pracownik musi się zastosować. Polecenie przerwania urlopu może zostać przekazane podczas rozmowy telefonicznej, przez wysłanie wiadomości SMS przez pracodawcę, wysłanie e-maila czy faksu. Pracownik, który został odwołany z urlopu i nie pojawił się w pracy, może zostać z niej zwolniony za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, jakim jest nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.