Pracodawca na prośbę pracownika ma obowiązek wystawić zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie i wysokość uzyskiwanych przez podwładnego zarobków. Obowiązek wydawania tego rodzaju zaświadczeń (np. do celów kredytowych) wynika z tego, że zakład pracy powinien dbać o dobro pracownika w myśl zasady współżycia społecznego (por. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r., sygn. akt I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314).

Pracownik ma prawo w każdym czasie zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. Wniosek ten może być ustny lub pisemny. Żaden przepis nie wskazuje wzoru takiego wniosku, więc pracodawcy mogą go opracować samodzielnie.

Lista płac to bardzo istotny dokument stanowiący podstawę rozliczeń z pracownikami, ZUS oraz urzędem skarbowym w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Nigdzie w przepisach nie znajdziemy odgórnie ustalonego wzoru listy płac wskazującego, jakie dokładnie elementy powinna ona zawierać, dlatego to w dużej mierze od pracodawcy zależy, jaki kształt ten dokument przyjmie.

Dokument księgowo-płacowy potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla zleceniobiorców wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami finansowanymi zarówno przez podmiot zatrudniający, jak i przez wykonującego zlecenie.

Oświadczenie to zawiera informację o wysokości przychodów zatrudnionej osoby. Może ono być potrzebne np. przy ubieganiu się o bonifikatę od opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej przeznaczonej lub wykorzystywanej na cele mieszkaniowe. Bonifikata ta przysługuje w sytuacji, gdy dochód brutto na jednego członka rodziny nie przekracza 50% średniego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za ostatni kwartał roku poprzedzającego rok, za który opłata ma być wnoszona.

Część pensji wypłacana wcześniej, przed ustalonym w zakładzie pracy terminem wypłaty, winna następować na podstawie wniosku o wypłatę zaliczki na poczet wynagrodzenia, który musi zostać zaakceptowany przez pracodawcę lub inną upoważnioną do tego osobę.

Karta ta musi być przygotowywana przez podatników wypłacających pracownikom należności ze stosunku pracy, do których zaliczamy wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Elementy, jakie powinna ona zawierać, zostały wymienione w § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia kart przychodów. Kartę sporządza się i drukuje nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Karta zawierająca dane w zakresie składek ZUS zatrudnionych pracowników. Powinny na niej się znaleźć informacje o kwocie naliczonych składek i podstaw, od których je skalkulowano, w podziale na miesiące i poszczególne ryzyka ubezpieczeń. Powszechne przepisy nie wymagają jej sporządzania.

Karta sporządzana przez podatników wypłacających zleceniobiorcom należności ze stosunku cywilnoprawnego, do których zaliczamy wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Powszechne przepisy nie wymagają jej przygotowywania.

Karta zawierająca dane w zakresie składek ZUS osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie. Powinny na niej się znaleźć informacje o kwocie naliczonych składek i podstaw, od których je skalkulowano, w podziale na miesiące i poszczególne ryzyka ubezpieczeń. Powszechne przepisy nie wymagają jej sporządzania.

Pracodawca zobligowany jest do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z zatrudnieniem (§ 8 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). W przepisach nigdzie nie ma określonego wzoru takiej karty. Wskazane jest, aby zawierała ona elementy zbliżone do tych zamieszczanych na listach płac.  

Pracownik, który został wezwany przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami - może ubiegać się od wzywającej go instytucji o pieniężną rekompensatę. W tym celu pracodawca musi na prośbę podwładnego przygotować omawiane zaświadczenie (§ 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).