Przekazywanie przez internet szczegółowych danych osobowych przez kandydatów do pracy a konieczność zabezpieczenia formularza on-line

Pracodawca nie ma prawa żądania od kandydata do pracy tak szerokiego zakresu informacji. Przepisy Kodeksu pracy określają bowiem wyraźnie katalog informacji wymaganych od osób aplikujących. Weryfikacje tych informacji można zlecić firmie zewnętrznej, ale przy zachowaniu określonych warunków.

1. Jeśli formularz jest wypełniany on-line trzeba go zabezpieczyć

Jeśli pracodawca decyduje się zastąpić formę papierowego kwestionariusza dla kandydata do pracy formularzem umieszczonym na stronie internetowej musi pamiętać, że dane osobowe pozyskiwane za pomocą takiego formularza muszą być dostatecznie chronione przed dostępem osób nieupoważnionych. Przede wszystkim formularze on-line, poprzez które dochodzi do przesyłania danych osobowych (np. rekrutacyjne, służące rejestracji itp.) muszą spełniać specjalne wymogi. By nie narazić się na sankcje ze strony Generalnego Inspektora Danych Osobowych należy zastosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które zapewnią właściwą ochronę przetwarzanych danych. Zamieszczane w treści formularza danych osobowych i ich transmitowane za pośrednictwem sieci internetowej wymaga ich uprzedniego zaszyfrowania. Zdaniem GIODO "administrator danych musi wywiązywać się z obowiązku dołożenia należytej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych". Umieszczając taki formularz na stronie internetowej należy zapoznać się z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Punkt XIII załącznika do tego aktu zobowiązuje administratora danych do stosowania środków kryptograficznej ochrony wobec danych wykorzystywanych do uwierzytelnienia, które są przesyłane w sieci publicznej.

Ponadto formularz taki może zawierać tylko dane niezbędne do przeprowadzenia selekcji i rekrutacji, a więc dane określone w przepisach prawa pracy. Dodatkowo może on zawierać część nieobowiązkową (dane te są dobrowolne, a ich podanie jest uzależnione od zgody osoby, której dotyczą), w której kandydat mógłby dobrowolnie podać inne dane (poza wymienionymi w przepisach prawa pracy) pod warunkiem, że są niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów oraz adekwatne do tych celów. W treści kwestionariusza pracodawca powinien poinformować kandydata, że podanie tych danych jest dobrowolne.

2. Background Screening dozwolony, ale...

Pracodawca, który chce zatrudnić pracownika ma prawo do przeprowadzenia selekcji i rekrutacji wśród kandydatów zgłaszających swoje aplikacje. Może on przeprowadzić taki proces samodzielnie lub skorzystać z usług firmy zewnętrznej. Takie powierzenie całego procesu selekcji i rekrutacji lub jego części, sprawdzenia danych podanych przez kandydata podmiotowi zewnętrznemu jest dopuszczalne. Jednakże tylko pod warunkiem poszanowania przepisów prawa pracy i przepisów o ochronie danych osobowych. Kodeks pracy wskazuje na katalog informacji jakich przyszły pracodawca może żądać od kandydata do pracy.  Podstawową formą kontroli podanych informacji, na jaką pozwalają przepisy Kodeksu pracy jest żądanie od kandydata dokumentów, które potwierdzą określone fakty, na które w CV powołuje się aplikujący, a więc dyplomów, świadectw pracy itp. Jest to podstawowa forma kontroli jaką może stosować pracodawca. Weryfikacja tych danych (tzw. Background Screening) za pomocą zewnętrznej firmy jest dopuszczalna i w praktyce coraz częściej stosowana. Jeśli pracodawca zdecyduje się skorzystać z usług takiej firmy powinien zawrzeć z nią  w tym celu umowę (na piśmie). Należy w takim przypadku postępować jednak bardzo ostrożnie. W jednym ze stanowisk GIODO podkreślił (wypowiadając się na kanwie sprawy dotyczącej możliwości stosowania badań poligraficznych), że "pracodawca, ma wystarczającą różnorodność środków umożliwiających dokonanie kompleksowej oceny kandydata i jego przydatności do pracy (np. rozmowa kwalifikacyjna prowadzona przez specjalistę z zakresu rekrutacji pracowników, listy polecające, itp.). Stanowią one wystarczającą podstawę do weryfikacji, czy kandydat ma nienaganną opinię" .

Aby weryfikacja była legalna potrzebna jest zgoda kandydata
Pracodawca nie ma prawa przekazywania i udostępnia danych przekazanych przez kandydatów do pracy podmiotom zewnętrznym. Jeśli w rekrutacji uczestniczy zewnętrzna firma, która weryfikuje dane podane przez kandydatów, to podstawą takiego działania musi być wyrażenie przez osoby sprawdzane pisemnej zgody na dokonanie czynności sprawdzających i przetwarzanie danych przez firmę zewnętrzną. Nie wystarczy w takim przypadku standardowa klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji. Kandydat musi zostać poinformowany o czynnościach sprawdzających oraz przekazaniu jego danych i wyrazić na nie zgodę.

3. Chęć weryfikacji nie usprawiedliwia żądania dodatkowych danych

Zgodnie z przepisami pracodawca ma prawo do żądania od kandydata podania określonych informacji i danych. Zakres tych danych określa Kodeks pracy oraz pragmatyki pracownicze (czyli ustawy regulujące stosunek pracy pracowników określonego rodzaju, np. nauczycieli - Karta Nauczyciela). Pracodawca nie może żądać od kandydata wszelkich informacji i danych jakich chciałby się o nim dowiedzieć, a jedynie tych, które wymieniają przepisy prawa pracy regulujące nawiązanie stosunku pracy. Pracodawca nie może żądać podania innych informacji, gdyż katalog zawarty w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy jest katalogiem zamkniętym. Oprócz tych danych pracodawca ma również prawo żądać innych danych, o ile obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

4. Więcej dowiesz się od pracownika

Nieco więcej informacji można uzyskać od pracownika, tj. od osoby już zatrudnionej. Dodatkowo pracodawca może żądać od niej:

• Innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• Numeru PESEL nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

Udostępnienie tych danych następuje na podstawie oświadczenia pracownika, natomiast pracodawca ma pełne prawo żądać udokumentowania tych danych, np. przez dostarczenie do wglądu dowodu osobistego, oryginałów świadectw pracy (do wglądu), świadectw ukończenia szkół lub dyplomów.