Zasady zwrotu kosztów podróży służbowej zleceniobiorcy – studenta oraz jego opodatkowanie i oskładkowanie

Zasady zwrotu kosztów podróży służbowej zleceniobiorcy powinny wynikać z zawartej między stronami umowy zlecenia. Diety i inne należności za czas podróży służbowej zleceniobiorcy są wolne od podatku – ale zwolnienie to jest limitowane. Umowa zlecenia nie jest tytułem do powstania obowiązku ubezpieczeniowego, jeśli została zawarta ze studentem do ukończenia przez niego 26 roku życia.

1. Zasady rozliczania podróży służbowej zleceniobiorcy powinny wynikać z umowy

Osoby wykonujące zadania w ramach umowy zlecenia nie podlegają ogólnym przepisom dotyczącym podróży służbowych, które mają zastosowanie do pracowników. Nie odbywają zatem podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Nie oznacza to jednak, że nie przysługuje im zwrot kosztów związanych z koniecznością realizacji zlecenia w różnych miejscowościach czy w innym państwie. Zgodnie z art. 742 KC, dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecone wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia wraz z odsetkami ustawowymi.

Zasady zwrotu należności z tytułu takich wyjazdów najlepiej zawrzeć w samej umowie. Jeśli umowa zawarta ze studentem nie przewiduje żadnych regulacji dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowej w takim przypadku zwrot powinien nastąpić w wysokości i formie ustalonej między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Brak jest bowiem regulacji prawnych w tym zakresie, takich jak np. w przypadku pracowników – przy czym mogą to być również diety.

2. Zwrot wolny od podatku…

Zwrot wydatków będzie mógł co do zasady korzystać ze zwolnienia od opodatkowania. Wolne od podatku są bowiem również diety i inne należności za czas podróży służbowej zleceniobiorcy. Warunkiem jest jednak to, aby poniesione zostały przez zleceniobiorcę w celu osiągnięcia przychodów i nie zostały przez niego zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Nie będą więc zwolnione z podatku przychody zleceniobiorcy z tytułu diet, jeśli otrzymał je z tytułu wykonywania zlecenia bez wynagrodzenia. Zwolnienie to ograniczone jest jednak do wysokości kwot określonych w przepisach o świadczeniach z tytułu podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Wysokość tych kwot, uzależniona od docelowego kraju podróży służbowej, określona została w rozporządzeniu MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

3. …i składek

Umowa zlecenia nie jest tytułem do powstania obowiązku ubezpieczeniowego, jeśli została zawarta ze studentem do ukończenia przez niego 26 roku życia. Jednocześnie ustawodawca nie przewiduje dla tej grupy osób możliwości przystąpienia do ubezpieczeń na zasadzie dobrowolności. W konsekwencji, jeśli osoba taka nie podlega ubezpieczeniom, to również zwrot kosztów podróży nie będzie oskładkowany.