Rozkład czasu pracy oznacza przyjęty przez pracodawcę sposób zagospodarowania wymiaru czasu pracy pracowników wykonujących u niego pracę. O kształcie rozkładu czasu pracy decyduje pracodawca, uwzględniając przy jego tworzeniu potrzeby zakładu pracy, a zwłaszcza konieczność prawidłowego funkcjonowania firmy. Zwykle rozkład czasu pracy ustalany jest dla wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie. Pracownik ma prawo wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o wprowadzenie systemu skróconego tygodnia pracy na podstawie art. 143 k. p. System ten powinien odpowiadać indywidualnym potrzebom pracownika, dlatego wniosek pracownika o wprowadzenie systemu skróconego tygodnia pracy powinien zawierać wskazanie, w jakie dni i w jakim wymiarze czasu pracy pracownik chciałby świadczyć pracę oraz uzasadnienie. Decyzja pracodawcy w przedmiocie uznania wniosku jest niczym nieskrępowana i zależna jedynie od woli pracodawcy.

System czasu pracy to sposób organizacji czasu pracy pracownika obejmujący wymiar czasu pracy, maksymalną długość okresu rozliczeniowego, sposób rozliczania czasu pracy i jego rozkład. System pracy weekendowej wprowadza się wyłącznie na pisemny wniosek pracownika o wprowadzenie systemu pracy weekendowej. W tym systemie praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele oraz święta i dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 144 k. p.).

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywaną ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 k. p.). Jedną z form rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych jest czas wolny. Wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe, zgodnie z art. 1512 k. p. stanowi formę w jakiej pracownik powinien zwrócić się o udzielenie czasu wolnego. We wniosku tym pracownik powinien wskazać za jaką pracę ma być udzielony czas wolny, a także wskazać termin, w którym chciałby skorzystać z czasu wolnego od pracy. Wniosek taki podlega akceptacji pracodawcy. Zaakceptowany wniosek powinien zostać dołączony do karty ewidencji czasu pracy danego pracownika i razem z nią przechowywany.

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 k.p.). Jedną z form rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych jest czas wolny. Wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe, zgodnie z art. 1512 k. p. stanowi formę, w jakiej pracownik powinien zwrócić się o udzielenie czasu wolnego. We wniosku tym pracownik powinien wskazać za jaką pracę ma być udzielony czas wolny, a także wskazać termin, w którym chciałby skorzystać z czasu wolnego od pracy. Wniosek taki podlega akceptacji pracodawcy. Zaakceptowany wniosek powinien zostać dołączony do karty ewidencji czasu pracy danego pracownika i razem z nią przechowywany.

Rozkład czasu pracy oznacza przyjęty przez pracodawcę sposób zagospodarowania wymiaru czasu pracy wykonujących u niego pracę pracowników. O kształcie rozkładu czasu pracy decyduje pracodawca, uwzględniając przy jego tworzeniu potrzeby zakładu pracy, a zwłaszcza konieczność prawidłowego funkcjonowania firmy. Zwykle rozkład czasu pracy ustalany jest dla wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie. Możliwa jest jednak sytuacja, w której pracownik wystąpi o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy. Przyjęcie indywidualnego rozkładu czasu pracy możliwe jest wyłącznie na pisemny wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 k. p.). Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika.

Wniosek pracownika o poinformowaniu o zatrudnianiu w nocy obliguje pracodawcę do poinformowania Państwowej Inspekcji Pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 1517 § 6 k. p.). Pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną, jest pracującym w nocy (art. 1517 § 2 k. p.).  Inspekcja pracy odnotowuje jedynie sam fakt zatrudniania pracowników w nocy, nie wydaje natomiast w tej sprawie żadnych pozwoleń czy decyzji. Pracodawca kieruje informację o zatrudnianiu w nocy do Okręgowego Inspektoratu Pracy, właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy, lub do jednego z jej oddziałów.

Pracę w godzinach nadliczbowych pracodawcy mogą zlecać tylko w sytuacjach nadzwyczajnych. Kodeks pracy dopuszcza pracę w godzinach nadliczbowych w dwóch sytuacjach: w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii oraz w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 150 k. p.). Polecenie wykonania pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy, a warunkiem przyjęcia dorozumianej zgody pracodawcy na pracę godzinach nadliczbowych jest świadomość pracodawcy, że pracownik wykonuję taką pracę. Ze względu na konieczność dokładnego ewidencjowania i rozliczania czasu pracy wskazane jest wydawane poleceń na piśmie.

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje wynagrodzenie oraz dodatek (art. 1511 § 1 k. p.). Dodatek przysługuje tylko wtedy, gdy pracownik nie otrzymuje rekompensaty w postaci czasu wolnego. W przypadku pracy w dłuższych niż miesięczny okresach rozliczeniowych wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych jest wypłacane w różnych terminach, gdyż również ustalenie przekroczenia poszczególnych norm nie następuje w tym samym czasie. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy, pracownik powinien otrzymać wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym praca taka miała miejsce. Natomiast wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, będące rezultatem przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy pracownik otrzyma dopiero po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Pracodawca sporządza pisemne rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych, które stanowi informację dla pracownika o rozliczeniu przepracowanych przez niego nadgodzin.

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 k. p.). Jedną z form rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych jest czas wolny. Czas wolny może być udzielony z inicjatywy pracodawcy (bez wniosku pracownika) pod warunkiem, że będzie udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych (art. 1512 § 2 k. p.). Za 1 godzinę nadliczbową należy udzielić 1,5 godziny czasu wolnego. Udzielenie czasu wolnego bez wniosku pracownika wymaga wskazania, za jakie nadgodziny nadliczbowe został udzielony czas wolny.

Przesłankami dopuszczalności pracy w sobotę są przesłanki analogiczne jak przy pracy w godzinach nadliczbowych, a więc praca ta jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii oraz w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy. Za pracę w sobotę pracodawca powinien udzielić pracownikowi innego dnia wolnego od pracy. Dzień ten powinien przypadać w trakcie tego samego okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym, z pracownikiem (art. 1513 k. p.). Uzgodnienie terminu dnia wolnego za pracę w sobotę, a tym samym udzielanie dnia wolnego w zamian za pracę w sobotę, pozwoli na zachowanie 5–dniowego tygodnia pracy zgodnie z obowiązującym systemem czasu pracy danego pracownika.

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k. p.). Kartę ewidencji czasu pracy prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika. Przepisy prawa pracy wprowadzają kategorie pracowników w przypadku których pracodawca jest zwolniony z ewidencjowania czasu pracy (art. 149 § 2 k. p.). Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy zostały określone w rozporządzeniu MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz.286 ze zm.). Nie ma urzędowego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Pracodawca może ustalić własny wzór karty zależnie od swoich potrzeb pod warunkiem, że karta będzie zawierała wszystkie informacje określone w przepisach. Miesięczna karta ewidencji czasu pracy stanowi niezbędne narzędzie do ewidencjonowania czasu pracy.

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k. p.). Kartę ewidencji czasu pracy prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika. Przepisy prawa pracy wprowadzają kategorie pracowników w przypadku których pracodawca jest zwolniony z ewidencjowania czasu pracy (art. 149 § 2 k. p.). Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy zostały określone w rozporządzeniu MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz.286 ze zm.). Nie ma urzędowego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Pracodawca może ustalić własny wzór karty zależnie od swoich potrzeb pod warunkiem, że karta będzie zawierała wszystkie informacje określone w przepisach. Roczna karta ewidencji czasu pracy stanowi niezbędne narzędzie do ewidencjonowania czasu pracy.

Lista obecności jest jedną z form potwierdzenia przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Przepisy kodeksu pracy pozostawiają pracodawcy w tym zakresie swobodę. Zgodnie z art. 1041 § 1 pkt 9 k. p., przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinien zostać ustalony w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy – w pisemnej informacji o dodatkowych podstawowych warunkach zatrudnienia. W praktyce często stosowaną formą potwierdzania przybycia do pracy jest lista obecności. Przepisy prawa pracy nie określają urzędowego, obowiązkowego wzoru listy obecności, nie wprowadzają również powszechnego zestawu symboli, którymi pracodawca powinien w liście obecności zaznaczyć przyczynę nieobecności pracownika w pracy.

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k. p.). Kartę ewidencji czasu pracy prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika. Przepisy prawa pracy wprowadzają kategorie pracowników w przypadku których pracodawca jest zwolniony z ewidencjowania czasu pracy (art. 149 § 2 k. p.). Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy zostały określone w rozporządzeniu MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz.286 ze zm.). Nie ma urzędowego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Pracodawca może ustalić własny wzór karty zależnie od swoich potrzeb, pod warunkiem że karta będzie zawierała wszystkie informacje określone w przepisach. Roczna karta ewidencji czasu pracy w ujęciu miesięcznym stanowi narzędzie, które pozwala na ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem m. in. czasu pracy w porze nocnej, w niedziele i święta, w dniu rozkładowo wolnym od pracy, a także godzin nadliczbowych, godzin dyżurów i innych informacji niezbędnych do rozliczenia czasu pracy w miesięcznych okresach oraz ujęciu rocznym.

Praca w niedziele i święta jest dopuszczalna tylko w przypadkach określonych w Kodeksie pracy (art. 15110 k. p.). Pracodawca niespełniający żadnego z wymienionych w Kodeksie pracy warunków nie może polecać pracownikom pracy w niedziele i święta. Za pracę w niedzielę lub święto pracownikowi przysługuje inny dzień wolny od pracy, o którego terminie decyduje samodzielnie pracodawca, wydając zarządzenie o dniach wolnych za pracę w niedzielę. W zamian za pracę w niedzielę, dzień wolny od pracy powinien zostać udzielony w okresie 6 dni przed lub 6 dni po pracującej niedzieli (art. 15111 § 1 pkt 1 k. p.). W sytuacji, gdy dochowanie powyższych terminów nie jest możliwe pracodawca powinien udzielić dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego.